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在外贸工作中，价格、质量和交货期，这三者可以说是最核心的三个方面。 虽然价格、质量和交货期这句话我们经常挂在嘴边，关于这三者的重要性也已经是老生常谈，但我感觉其实很多外贸业务员过多地关注价格和质量，而并没有真正足够地重视交货期。
很多外贸业务员曾经碰到过这样的问题：合作中的客户订单越来越少，直到突然有一天失去了联系，断了合作。于是开始揣摩原因，是因为价格高了？（心绪不宁赶紧低价再拉拢客户）或者质量不过硬?
看到很多朋友都有被客户催交期以及供应商交货不及时的困惑，我结合自己的经验愿与大家分享如下：
一、不要把客户的问题，变成你的问题。
我举这么一个例子：
有过这么一个法国的客户，平时发邮件很少回复。当他有订单计划的时候就会发来一封邮件询价格。价格低就不说了，交货期也压得很紧。
打个比方，我们正常做一个高柜的无纺布鞋套需要大概50天，可是客户要求30天交货。对于我们手工做的产品，交货期不可能是这么快的，我问他为什么每次订单的交货期都要求的这么紧。
客户说经济形势不好，不敢做库存（现在越来越多的客户都是这样），所以每次订单就只能订现货。另外他的客户要求60天交货，所以他只能给我们30天的交货期。
我核算了一下，正常来说PI发过以后等预付款需要3-4天，然后订原材料，包装材料需要7天时间，这么一算下来，10天没了。然后可能做一些生产安排和调整，不可能立即就能安排客户订单的生产，可能会相差个3,4天后，开始正式生产，那么只有大概10天时间来生产，这基本上是不可能完成的。
PI send — Transfer advance payment — RCV 3-4 days
Purchase material & packaging —- RCV 7 days
Time of waiting for production —- 3-4 days
Production period —— 25 days
TOTAL: about 40 days.
可以看到，我们大概是在40天可以交货。但是一般我还要加上至少7-10天的缓冲期。因此一般我报的交货期是50天。
客户说这个交货期太晚了，他无法接受。
我说很抱歉，我们最好的交货期就是50天，不过我们会尽量把生产计划协调得好一些，争取早几天交货。
客户仍不满意，说上次交货期也是这么久，导致他客户库存断货无以为继只能从当地市场上补货供应。
我只好告诉他，对于一些交货期长的产品，请他的客户定期检查库存，有订单要请提前几天下，不至于影响后续的销售。我给客户建议，把一个高柜分成两个小柜走，分批装运。
客户无视我的建议，继续抱怨，说我们的交货期就是比别的供应商长。
我说我理解你的心情，但是事实情况是每个供应商的订单情况和生产计划都尽相同，请他考虑我的之前的建议。
客户继续各种吐槽，最后说：we need more respect. You should do something to improve thesituation.
那时候，已经晚上9点钟了，我还在办公室里加班。心情有些烦闷，于是很快回复他：
You deserve respect while we need more understanding. We’ve worked for oneyears and you are clear such hand-made products need more labor time. It’sreally upset for us to make urgent order. The work need to be arranged inadvance.
客户回复了邮件，
You are right, I will talk with my client to place order in advance for futureorders. But this time, my client really need goods urgently. So pls make thefirst 20ft container in 20days ok ?
客户做了妥协，说最多可以接受20天交货。但是我和工厂排算了一下，这样我们的交期还是太紧张，除非加班加点地赶货。
综合考虑了一下，我还是决定不勉强接订单（实际客户的利润也不太好）。我告诉客户我没有办法确认这个订单，交期太紧张，无法确保按时交货。
做业务，心态一定要好（我老是强调），因为这对一个外贸业务员的健康成长，尤为重要。客户生气的时候你不能生气，客户急的时候你不能急（很多时候心急办坏事）。
如果勉强接了订单，最后没有按时交货，客户拼命催交期的时候，那时候的压力和痛苦远远大于一时的接单的快感。还有一个原因我不愿意勉强接订单是因为利润也不怎么好。如果你接的订单总是这些利润不高，要求又高的订单，我想最终会磨掉你大半精力，真的不值。
对于我们外贸业务员来说，应该怎样权衡订单呢？我个人认为：生产好安排，出货快，不纠结，不占用过多精力和资源的订单就是好单，这样客户翻单也快。这类订单赚得哪怕少点，但贵在不用操心。一单出货后定期问有没有新订单？最近生产繁忙，有订单请考虑尽快安排。
如果订单交货期又紧，利润又不好，接了单包装又麻烦，这类订单除非高利润，否则真的没有价值。劳心劳力吃力不讨好，费九牛二虎之力卖了颗原子弹，赚的钱只够买一锅卤鸡蛋，没那必要不是？
后来客户没回复，我也没在意。两天后，他发了一封邮件同意我的建议分批发货，让我发PI，要求尽量早一些交货。
在这个例子里，可以看到由于我们的交货期比较长，客户把一种紧急或者焦虑的情绪传递给了我们（情绪是可以传染的）。如果你接单心切，你也会变得很焦急，而忽视一些问题。
客户把他采购不及时的问题悄悄地踢给了我们，如果业务员的内心不够强大，很容易很快就妥协。到时候如果不能按时交货，又要面临客户的责备，失信客户，实在得不偿失。
所以我想说，要做一个高效又有原则的外贸sales，要想办法帮助客户解决问题，但千万不要把客户的问题变成你的问题。
二、是你的问题，就要妥善解决
一般来说，交货期延误，会有各种各样的原因，如：
原料供给不及时，生产待料；
入料出料错误导致生产误料；
生产计划变更频繁；
包装到位不及时；
生产过程中质量把控不到位，造成返工，延时；
少量的货物无法单独生产，等后续别的订单一起生产等等。
出现了问题，总需要去解决。一味地抱怨和指责对解决问题没有任何帮助，只会让自己陷入负面的情绪。
当预期交货期要延迟时，要及时告知客户，不要等到交货期到的时候或者已经过了交货期再说，早说和晚说效果肯定是不一样的。因为有时候也不是最终客户，他也要和他的客户去沟通。等到交货期到的时候你才发一封邮件告诉客户要延迟交货，客户能不恼火？
对于工厂也是一样，如果要到交货期时才通知你货要迟写天交货，你也会很郁闷，怎么早不说？让我怎么跟客户解释？
既然交货期已经延误了，那么该怎么跟客户解释呢？总结以下常见的十四条推交期的理由：
原材料供应紧张，送料晚了
包装厂太忙，材料延误
夏季限电，错峰用电
当地工业用电线路系统升级，停电了
商检耽误了时间
机器坏了，机器维护，更换新机器
模具坏了，更换新模具
节假日来到
夏季车间的空调坏了，气温太高，为了工人的安全，暂时停工维修
QC发现包装印刷上的条码有错误，重做包装
物流公司送货路上车坏了
港口大雾（CIF下）
厂区重建，搬迁
工人嫌工价低，在罢工，无奈停工
这些五花八门的理由，或者说借口，都快成为外贸行业的行话，很多朋友屡试不爽，多次对不同客户使用。需知只要有几年采购经验的买家，会碰到 N多次“停电”，“机器坏了”，“节假日”…… 也让客户很无语。
其实每个公司在不同时期都有特定的情况发生，或者受行业特点限制。比如：某种产品包装需要手工折叠而且是单只包装等。针对各种情况，理由一定要考虑充分，让人信服，而且要让客户知道你做了很多努力。客户即使生气无奈，也还是可以谅解的。说词可以有很多，但要真诚。却也不能过于谦卑，过多的sorry会给人很厌倦的感觉，因为客户主要关心的是你的办事效率，而不是抱歉。 另外，有些时候，交货期严重延误，有些甚至拖延一两个月，怎么去跟客户解释？？
这种事情有点离谱，碰到这种情况我估计很多业务员头都大了，一边绞尽脑汁编各种理由赔礼道歉，一边求爷爷告奶奶催工厂交货就差给跪了。有些理由，一定要想好，例如机器坏了，物流送货车子路上坏了等等，总不能坏一两个月吧？一些经不起推敲的理由，说了反而起很大的反作用。 因此，给客户写邮件时，有几个方面是要特别注意的：
1、要求工厂给一个确切的交期，这个日期一定要达到。否则达不到下次还要再解释。没完没了的解释只会让客户对供应商的印象越来越差。
2、向客人道歉因为交期推迟给客户所造成的麻烦。
3、接着解释一下原因，但注意不要长篇大论。
4、向客户表明很珍惜双方的合作关系，希望没有对合作关系造成影响，今后将尽全力避免类似事件发生。
三、避免问题再次出现的必要对策
1）报价时候就应该有个弹性的时间算进去，给自己一些余量来应对突发的问题。
2）总结工厂的生产习惯，确定正常的交货期限，如果和工厂关系不错，可以给工厂提些提高管理方面的意见或建议。找理由不如找原因。
3）选择供应商很重要。不要找那些盛气凌人的大工厂，找个中等或者小规模（有扶持价值的），质量OK，配合度高，管理不松懈的。
4) 经常拖交期的供应商会间接降低你企业在买家心中的形象，因此建议定期对供应商进行评估。
5）要经常和供应商沟通，了解供应商的近期订单和生产情况。
6）不要完全相信工厂的话，有时候工厂会迫于压力告诉你货已经做了。如果距离近的话可以经常到工厂去看看他们的生产情况和进度。如果远的话，可以让工厂让他们拍几张照片来看看，不要说你要看，而是客户要看。
7）有些对交货期要求比较高的订单，告诉工厂客户做的是信用证订单，交期延误范围不能超过5天，否则延误船期，出货会有风险。平时不要“板凳功力”太深，经常跑跑工厂和车间，验验货。
8）大订单的交期一定要跟客户多争取一些宽裕的时间。
9）如果你们是外贸公司，平时开发客户的同时，也注意多开发供应商。
想要了解更多外贸信息，请在外贸邦官网查询。
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发表于 2015-9-25 13:43
